Obligations comptables d'une PME au Luxembourg : la liste complète

En bref. Une PME luxembourgeoise doit tenir une comptabilité régulière selon le plan comptable normalisé PCN 2020, établir chaque année ses comptes annuels, les faire approuver puis les déposer au registre de commerce, déclarer et payer sa TVA et ses impôts, et conserver ses pièces 10 ans. Six obligations, chacune avec ses échéances. Voici la liste complète, obligation par obligation, sans jargon inutile.

Quand on crée ou qu'on reprend une société au Luxembourg, personne ne remet une checklist claire de ce qu'il faut faire côté comptabilité. On découvre les obligations une par une, souvent au moment où une échéance est déjà passée. Cet article rassemble ce que la loi attend réellement d'une PME luxembourgeoise, dans l'ordre où cela se joue dans l'année.

1. Tenir une comptabilité régulière (PCN 2020)

La première obligation est aussi la plus large : tenir une comptabilité complète et régulière de toutes les opérations de l'entreprise. Le Code de commerce impose une comptabilité en partie double aux commerçants, et la plupart des sociétés luxembourgeoises appliquent le plan comptable normalisé, le PCN 2020, fixé par le règlement grand-ducal du 12 septembre 2019. Le portail Guichet.lu rappelle ce socle.

Concrètement, cela veut dire enregistrer chaque facture, chaque paiement, chaque écriture dans des comptes numérotés selon une structure standardisée. Ce n'est pas une formalité pour l'administration : c'est ce qui rend possibles, ensuite, le dépôt des comptes, la déclaration de TVA et le fichier d'audit. Nous détaillons cette structure dans notre guide sur le plan comptable normalisé (PCN 2020). Une comptabilité mal structurée dès le départ ressort à chaque clôture ; bien tenue, elle se déroule sans accroc.

2. Établir les comptes annuels

À la clôture de chaque exercice, la société doit établir ses comptes annuels : le bilan, le compte de profits et pertes et l'annexe. Ces documents résument la situation patrimoniale et le résultat de l'exercice. Les seuils de taille (bilan, chiffre d'affaires, effectif) déterminent si l'entreprise peut présenter des comptes abrégés ou doit produire un schéma complet, et si un contrôle légal des comptes est requis.

Le passage obligé, pour la plupart des sociétés soumises au PCN, est la préparation et la validation des données financières sur la plateforme eCDF avant tout dépôt. C'est là que la balance des comptes, le bilan et le compte de résultat sont mis au format normalisé attendu par le registre.

3. Faire approuver les comptes en assemblée générale

Les comptes annuels ne se déposent pas directement. Ils doivent d'abord être soumis à l'approbation de l'assemblée générale des associés ou actionnaires, ou de l'associé unique dans une société unipersonnelle. Cette approbation intervient dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice. Pour un exercice clos au 31 décembre, l'assemblée se tient donc au plus tard fin juin de l'année suivante.

4. Déposer les comptes au registre de commerce

Une fois approuvés, les comptes annuels sont déposés au registre de commerce et des sociétés (RCS), où ils deviennent publics. Le dépôt s'effectue par voie électronique via le site du LBR, gestionnaire du RCS, avec un certificat LuxTrust. Le délai de référence est de 7 mois après la clôture de l'exercice, soit le mois qui suit l'assemblée générale.

Attention au retard : le greffe du RCS applique une majoration de dépôt tardif, dont le montant augmente avec le délai. C'est une dépense parfaitement évitable, puisque l'échéance est connue un an à l'avance. Nous en détaillons la mécanique dans notre article sur le dépôt des comptes annuels au Luxembourg.

5. Déclarer et payer la TVA et les impôts

En parallèle du cycle des comptes annuels, la société suit ses obligations fiscales courantes. La TVA d'abord : déclarations périodiques (mensuelles, trimestrielles ou annuelles selon le chiffre d'affaires) déposées sur eCDF, comme nous l'expliquons dans notre guide sur la déclaration de TVA au Luxembourg. Les impôts sur le résultat ensuite : la déclaration annuelle des sociétés, le fameux modèle 500, que nous couvrons dans notre article sur la déclaration d'impôt des sociétés.

Ces obligations fiscales ont leurs propres canaux et leurs propres échéances, distincts du dépôt au registre. Une société en règle jongle donc avec plusieurs calendriers en même temps, ce qui explique pourquoi la plupart des PME confient l'ensemble à une fiduciaire plutôt que de suivre chaque date à la main.

6. Conserver ses documents 10 ans

Dernière obligation, la plus longue dans le temps : conserver les livres et documents comptables pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice auquel ils se rapportent, avec un lieu de conservation situé au Luxembourg. En cas de contrôle, l'Administration de l'enregistrement peut par ailleurs réclamer un fichier FAIA, restitution normalisée de l'ensemble des écritures d'un exercice. La question pratique du scan, de la valeur probante et de la destruction du papier, nous la traitons dans notre article sur la conservation des documents comptables.

Et si on ne respecte pas ces obligations ?

Les conséquences ne sont pas théoriques. Un dépôt de comptes en retard déclenche une majoration automatique. Une déclaration fiscale non déposée expose à une taxation d'office, établie sur une base estimée rarement favorable. Une comptabilité non tenue ou impossible à restituer en FAIA fragilise la position de la société en cas de contrôle. Et au-delà des sanctions, une société qui ne tient pas ses comptes ne sait pas où elle en est : elle pilote à l'aveugle, ce qui coûte souvent plus cher que n'importe quelle amende.

La façon dont nous les tenons chez Advena

Ces six obligations forment une chaîne : la tenue alimente les comptes annuels, qui alimentent le dépôt, la TVA et la déclaration fiscale, le tout devant être conservé et restituable. Si un maillon est négligé, tout le reste se grippe à la clôture. Notre parti pris est de tenir cette chaîne en continu plutôt que de la reconstituer une fois par an.

Nous tenons vos comptes dans l'Odoo que nous paramétrons pour le PCN 2020, la TVA luxembourgeoise et l'export FAIA. Vos flux bancaires et vos factures fournisseurs alimentent la comptabilité au fil de l'eau, si bien que le dépôt des comptes, la déclaration de TVA et la déclaration fiscale se préparent sur une base déjà propre. Vous lisez votre situation en temps réel, pas huit mois plus tard. Tout cela entre dans le forfait, à partir de 325 € par mois, tout compris, sans facture surprise pour les comptes annuels ou la déclaration. Le détail de ce forfait est dans notre article sur le prix d'une fiduciaire.

À qui ce modèle ne convient pas

Autant être franc. Notre accompagnement vise la PME luxembourgeoise de 1 à 50 salariés qui veut des comptes tenus, à jour et pilotables. Si vous êtes une holding complexe multi-juridictions avec des enjeux de prix de transfert, ou si vous cherchez simplement à déposer un carton de factures une fois par an au prix le plus bas, un autre modèle vous conviendra mieux. Nous préférons vous le dire au premier rendez-vous. Nous informons sur vos obligations et les tenons ; nous ne remplaçons pas un conseil juridique ou fiscal sur mesure quand votre montage l'exige.

Questions fréquentes

Quelles sont les obligations comptables d'une société au Luxembourg ?

Tenir une comptabilité régulière selon le PCN 2020, établir des comptes annuels, les faire approuver en assemblée générale, les déposer au registre de commerce, déclarer et payer la TVA et les impôts, et conserver les documents comptables dix ans. Chacune a ses propres échéances.

Dans quel délai déposer les comptes annuels au Luxembourg ?

Les comptes doivent être approuvés en assemblée générale dans les six mois de la clôture, puis déposés au registre de commerce dans le mois qui suit, soit au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice. Un dépôt tardif entraîne une majoration.

Une petite société a-t-elle les mêmes obligations ?

Les obligations de base sont les mêmes, mais les seuils de taille permettent aux plus petites structures de présenter des comptes annuels abrégés et les dispensent, sous conditions, du contrôle légal des comptes. La tenue, le dépôt, la TVA et la conservation restent dus.

Combien de temps faut-il conserver les documents comptables ?

Dix ans à compter de la clôture de l'exercice auquel ils se rapportent, avec un lieu de conservation au Luxembourg. Un exercice clos fin 2026 doit donc rester accessible jusqu'à fin 2036, y compris après un changement de logiciel.

Faut-il obligatoirement une fiduciaire ?

Non, la loi n'impose pas de recourir à une fiduciaire. Mais la société reste tenue de toutes ces obligations. Sans service comptable interne, la plupart des PME les confient à une fiduciaire pour sécuriser les échéances et la conformité.

Pour aller plus loin

• Plan comptable normalisé au Luxembourg (PCN 2020) : le guide
• Dépôt des comptes annuels au Luxembourg : délais et majorations
• Déclaration d'impôt des sociétés au Luxembourg : modèle 500 et délais
• Conserver ses documents comptables 10 ans au Luxembourg
• Fiduciaire au Luxembourg : le guide complet pour une PME

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Nous sommes la seule fiduciaire luxembourgeoise qui tient vos comptes dans l'outil de gestion qu'elle a elle-même déployé chez vous. Toutes vos obligations, de la tenue au dépôt en passant par la TVA et la déclaration fiscale, sont suivies au même endroit, à jour en continu, avec un forfait annoncé d'avance à partir de 325 € par mois et un gestionnaire identifié. Nous informons sur la règle et la tenons pour vous ; nous vous orientons vers un conseil spécialisé quand votre situation le demande.